Proč je procesní přístup základním principem při interních i externích firemních procesů? Jak procesy ve firmě identifikovat, popsat a řídit? Proč je lepší procesní řízení a ne funkční (organizační)?

Procesní řízení (Management procesů) je základním principem při řízení malých firem i velkých, nadnárodních společností. Pomůže Vám zmapovat všechny činnosti, které ve Vaší společnosti probíhají a zprůhlednit tak celkově její fungování napříč odděleními i hierarchií organizační struktury. Nevznikají tak uzavřená oddělení popis jejich činností, ale každý ví, jaké je jeho místo, co má dělat, jak, pro koho a proč.  Přestává hra na „vy a oni“, začíná to správné „MY“ a zlepšuje se komunikace napříč firmou.

Díky mapování a následnému řízení firmy přes procesy dochází k odhalení silných a slabých stránek i odhalení nedostatků v nastavených odpovědnostech a pravomocech jednotlivých zaměstnanců, zejména vedoucích. Procesy, které probíhají uvnitř firmy (interní procesy) i procesy s přesahem ven (externí procesy), na sebe navazují a výstupy z jednoho procesu jsou vstupem do procesů dalších –  ne jednoho, ale spíše 3-5. Jednotlivá oddělení a jimi vykonávané činnosti si tedy jsou vzájemnými „dodavateli" a „zákazníky", a tento úhel pohledu s sebou přináší mnoho nových poznatků. Na rozdíl od funkčního řízení, kde se popisuje, co se děje v jednom oddělení, je v procesním managementu více důraz na provázanost, pracovníci jsou schopni vidět, co vše kvalita jejich práce dál ovlivňuje, a dochází vyšší efektivitě.

Co je cílem?

• Klíčové je popsat co se dělá, ale kdo to dělá, kdo za proces odpovídá, čeho má proces dosáhnout (ukazatele výkonnosti – KPI), co a odkud proces potřebuje a co a komu a jak předává. Kde jsou záznamy a jaké k tomu potřebuje dokumenty. To vše v návaznosti na informační systém a zvyklosti ve Vaší firmě.
• Zmapování interních firemních procesů i procesů externích, jejich provázanosti, vstupů, výstupů a jasné definování odpovědností za jednotlivé oblasti,
• Identifikace toku informací, záznamů a produktů
• Popis současného stavu a doporučení pro zlepšení fungování firmy přes procesní přístup
• Jasný controlling a reporting přes správně zvolené ukazatele výkonnosti

Jak dlouho to zabere?

Lze vycházet z předpokladu, že každé oddělení ve firmě má několik procesů, každý vedoucí jich vlastní asi 3 až 5. Na jeden proces, aby byl dokonale zmapován, je třeba 2 - 4 hodiny v závislosti na jeho složitosti. Věřte nám, máme to ověřené roky praxe.

Jak to probíhá?

Na základě rozhovoru s vedoucími pracovníky jednotlivých oddělení (na různých úrovních), prostudování souvisejících dokumentů a dostupných informací, dochází k identifikaci procesů a upřesnění odpovědností a pravomocí. Poradce vytváří pomyslnou červenou nit, která by měla plynule procházet skrze celou společnost. Obvykle vše kreslíme v MS VISIO, ale není to podmínkou. Postup je:

• Analýza stávajícího stavu ve společnosti, stávající procesy a strategie
• Identifikace procesů ve společnosti, jejich rozdělení na hlavní a podpůrné procesy
• Určení interního nebo externího zákazníka (příjemce hodnoty, kterou proces vytváří)
• Stanovení vlastníků procesů, tedy odpovědné osoby za výsledek a průběh procesu
• Stanovení klíčových ukazatelů, kterými bude proces sledován a hodnocen (obrat, náklady na jednotku výroby, cena reklamací, čas od poptávky k realizaci atd.)
• Optimalizace procesů a eliminace procesů, které nevytvářejí hodnoty
• Popis procesů
• Zkušební fungování nově zvoleného přístupu
• Pravidelné ověřování funkčnosti

Jaké jsou přínosy?

• Kontrola firmy na základě skutečných údajů a faktů
• Odhalení silných stránek a potenciálních kritických míst při řízení společnosti
• Odstranění slepých míst při návaznosti procesů
• Jasné a přehledné grafické znázornění fungování společnosti
• Procesy, činnosti a lidé jsou systémově řízeni
• Doporučení pro zlepšování fungování firmy
• Využití mnohaletých znalostí dynamické poradenské společnosti MBK Consulting
• Nezávislý pohled poradce z týmu profesionálů se zkušenostmi v oboru

Mám zájem o procesní řízení

Procesy a procesní řízení je náš život. Poptejte u nás nabídku přímo na míru. Prosím, kontaktujte nás. Ať už máte zájem o školení u Vás ve firmě, nebo komplexní poradenství a pomoc s analýzou, popisem a zlepšováním procesů, my Vám rádi pomůžeme.